McKinsey soovitused kuidas muuta koosolekud efektiivsemaks
On Sul koosolek jälle tulemas? Kui palju Sinu nädalast võtavad koosolekud? MySpotit asutaja Hardi Kinnas ütleb, et maailmas raisatakse koosolekutel summa, mis on võrdne Eesti 45 riigieelarvega ning keskmine juht istub 40 tunnisest töönädalast 28 tundi koosolekutel.
Jah, koosolekud ja otsused on juhtimise lahutamatud osad ning neid ära jätta ei ole arukas. Siiski ütlevad paljud juhid, et koosolekuid on nende päevakavas liiga palju ning koosolekutel kulutatud aeg ei ole alati kõige efektiivsem.
Allpool vaatame, mida uuringud koosolekute kultuuri ja efektiivsuse kohta räägivad ning jagame ka soovitusi, mis aitavad Sinu meeskonnal kohe koosolekud efektiivsemaks muuta ning seega nii raha kui aega säästa.
Mida uuringud koosolekute kohta räägivad?
Alustame veidi umbmäärase, aga siiski tähelepanuväärse infokilluga. Üks suur Eesti organisatsioon (kahjuks ei saa nende nime avaldada) tegi analüüsi kui
palju saadavad koosolekul osalejad koosoleku ajal e-kirju - selgus, et
koosolekud olid kõige intensiivsem e-mailide saatmise aeg tööpäevas...
Üks suur uuring, mille raames analüüsiti 72 varasema uuringu andmeid - kokku ca 5 000 tiimi ja 17 000 tiimiliiget üle maailma, leidis, et liiga palju koosolekute ajast kulub varem teada olnud info arutamisele, selle asemel, et jagada ja arutada uut infot," sedastab metauuring "Information sharing and team perfomance".
Selle uuringu üks tulemus - arusaamine, et grupid, kes
keskenduvad uuele infole, teevad paremaid otsuseid - pole üllatav. Uurides aga grupiliikmete ajakasutust ja üksteisega
rääkimist, selgus, et tiimid, mille liikmed rääkisid omavahel rohkem, jagasid vähem uut infot. Põhjus on lihtne - rohkem rääkijad lihtsalt kordasid juba teadaolevat infot ning palju aega kulus enda kiitmisele. Lobisemine, öeldi vist vanasti selle kohta?
Põhjamaade suurim juhtimisajakiri Chef viis Rootsi juhtide seas läbi küsitluse koosolekukultuuri kohta. Huvitavamad faktid nende uuringus olid järgmised:
Põhjamaade suurim juhtimisajakiri Chef viis Rootsi juhtide seas läbi küsitluse koosolekukultuuri kohta. Huvitavamad faktid nende uuringus olid järgmised:
- 43% leidis, et nendel on koosolekuid liiga palju, 54% leidis, et täpselt parasjagu, 3% arvas, et koosolekuid peaks rohkem olema;
- 46% hindas, et nende koosolekud on vahetevahel efektiivsed, 50% arvas, et enamasti on tõhusad;
- 71% vastas, et teevad sageli või aeg-ajalt koosolekul muid töid.
McKinsey hiljutine uuring ütles, et 61% juhtidest kulutavad vähemalt pool oma tööajast otsustamisele (sellest enamuse koosolekutel otsustamisele) ning see on ebaefektiivsem kui nad tahaks. Vaid veidi üle kolmandiku vastanutest
(37%) ütles, et nende organisatsioonis tehakse otsuseid õigel ajal ning need on kõrge kvaliteediga.
Mis on lahendus ehk kuidas muuta koosolekud efektiivsemaks?
Protsesside kujundamise ja juhtimise ekspert John Trosko soovitab juba ammu, et visake koosolekuruumist toolid välja ja te märkate, et koosolekute läbiviimise aeg lüheneb poole võrra! Lisaks on ettepanekud konstruktiivsemad ja kokkulepped konkreetsemad. Lühemad koosolekud on sel juhul otseselt tingitud sellest, et seista ja juttu ajada on lihtsalt ebamugav.Sama nippi on mõistlik kasutada ka siis, kui on vaja
teha mõni tähtis telefonikõne või kirjutada pikka teksti – püstijalu
olekut tõlgendab aju põgenemisena ja haub efektiivsemalt plaani, kuidas ohutusse seisu jõuda. Nii võtabki iga osaleja end kokku ja on keskendunum.
McKinsey pakub koosolekute efektiivsuse suurendamiseks välja kolm lihtsat küsimust ning soovitab, et ära vaata neid kui abstraktseid küsimusi, vaid võta praegu kohe oma kalendris olevad järgmised koosolekud ette ja küsi endalt allolevad küsimused.
Küsimus nr 1: Kas peaksime üleüldse selle koosoleku tegema?
Koosolekud ei ole kindlasti halvad - tegelikult on vaja kokku saada vähemalt kahel põhjusel:
- uute ideede leidmine on efektiivsem kui inimesed protsessi mingis etapis saavad omavahel ideid "põrgatada" vaja mitut inimest
- tervel 93% infost edastame me mitteverbaalselt - telefonis ja eriti e-kirjas läheb suur hulk sellest kaduma
Ebavajalike koosolekute ärajätmine on ilmselt kõige tõhusam ajajuhtimise soovitus üldse. Tegelikult iga juht teab seda. Probleem on sellest, et kui sa kogu aeg seda endalt ei küsi, siis need koosolekud hiilivad päevadesse tagasi. Esmalt võta fookusesse korduvad koosolekud - need on viljakad pinnased selleks, et vajalike otsuste tegemise protsess muutuks ebaefektiivseks. Kui oled kindel, et pead nende korduvate koosolekutega jätkama, siis veendu, et seal osalevad alati vajalikud inimesed ning et nende sagedus on optimaalne (äkki nädalakoosoleku saab muuta kord kuus toimuvaks?).
Küsimus nr 2: Mis liiki koosolek see on?
Kõik teavad oma praktikast koosolekuid, mille eesmärk on hägune - kas midagi on vaja otsustada, arutada või jagatakse lihtsalt infot? Kui see on segane, siis rusikareegli järgi ei ole kohal ei õiged inimesed, ega optimaalne arv inimesi. Kui kohal on liiga palju inimesi, siis hakataksegi vaatama koosolekut kui head rahulikku kohta e-mailide lugemiseks ja saatmiseks. Halb koosolekukultuur on aga väga nakkav.
Pea meeles, et kui 10 inimest istuvad kahetunnisel koosolekul, siis on ajakulu pool töönädalat, mitte 2 tundi.
McKinsey soovitab jagada koosolekud eesmärgi järgi kolmeks - otsustamine, arutamine (sh ka ideede otsimine) ja
või info jagamine. Nennde kolme iseloomulikud tunnused on Sulle spikrina siin:
Teeme veel ühe rehkenduse. Kui 10 inimest osaleb 90 minutilisel koosolekul, siis on ajakulu kokku 15 inimtundi. Kui sa juhina räägiks iga osalejaga (10 inimest) nelja silma all 9 minutit oleks sinu kui juhi ajakulu sama (90 minutit), aga terve organisatsiooni ajakulu oleks kõigest 2x90 minutit ehk 3 inimtundi. Vahe on viiekordne! Loomulikult ei maksa seda nüüd tõlgendada nii, et kõik koosolekud tuleks asendada silmast-silma vestlustega. Individuaalsel kohtumisel on olulised miinused - võib tekkida infosulg ning seal puudub ühise arutelu sünergia. Seega kokkuvõte on pigem, et leia nende vahel tasakaal.
Küsimus nr. 3: Mis on iga osaleja roll?
Selle küsimuse vastamine algab eelmise küsimuse vastusest - kohale peaks olema ainult õiged inimesed ning nad peaks teadma mida nendelt oodatakse. McKinsey annab ühe vahva mudeli - DARE (ingl. k. "järgi"):
- Otsustajad (Decision makers) - ainsad, kelle on volitused otsustada. Kohal peaks olema kõik otsustajad, kes antud teema juures sõnaõigust omavad.
- Nõuandjad (Advisers) - annavad otsustajatele sisendit ja seeläbi mõjutavad lõpptulemust, aga ei osale otsuse tegemisel.
- Soovitajad (Recommenders) - viivad läbi analüüse, võrdlevad alternatiive, toovad välja plusse ja miinuseid ehk varustavad nõuandjaid ja otsustajaud sisendinfoga. Enamasti näevad nemad otsuste igapäevaseid mõjusid rohujuuretasandil. Koosolekul nad alati osalema ei peagi, saavad sisendi anda ka muul moel.
- Elluviiijad (Execution partners) - kuna nemad viivad asju ellu, siis peavad olema informeeritud. Mõnikord on arukas nad (või nende esindaja) otsustamise juurde tuua, sest siis nad saavad kohe algallikast küsida täpsustavaid küsimusi.
Mis rolli siin ei olnud, aga koosolekul sageli kohtame? Turist. Turist on osaleja, kelle koosoleku juhataja kutsus, sest ta-peaks-ka-igaks-juhuks-kursis-olema, aga kellel tegelikult ühtegi eelpool kirjeldatud rolli ei ole. Teda ära kutsu.
Omalt poolt toome veel juurde neljanda küsimuse: Kus te oma koosoleku teete?
MySpotit ütleb, et koosolekukoht on sama tähtis kui päevakord ja osalejad. Me oleme nendega absoluutselt nõus - panime head koolitus- ja seminariruumid kirja siia postitusesse koos selgitustega, milline peaks üks hea ruum olema, mis toetab sündmuse eesmärki.
Olulisemate koosolekute ja ajurünnakute puhul kontorist välja minemise poolt räägivad mitmed asjaolud - seal on vähem katkestusi, inimesed saavad rohkem süveneda, uus seminariruum inspireerib uusi mõtteid jpm. Ingliskeeles on sellistele väljasõitudele antud ka eraldi nimi - offsite (kahjuks ei ole eesti keeles ei ole veel head vastest sellele kohanud) kirjutasime nende korraldamisest ühe põhjaliku juhendi postituses "Kuidas korraldada offsite, millest oleks päriselt kasu".
Suuremate koosolekute puhul tasub kaaluda ka linnakeskkonnast põgenemist - uuringupõhiselt on teada, et nutiseadmetest välja lülitamine ning looduses olemine muudab meie käitumist ja mõtlemist ning parandab probleemide lahendamise võimet. Selles uuringus olid looduses viibinud inimeste nutikuse testi tulemused 50% paremad kui nendel teistel. Uuringu meeskonna juht David Strayer on veendunud, et oluline positiivne mõju
on olemas. Kas aga suurem mõju on loodusel või nö offline
režiimil, vajab veel põhjalikumat uurimist.
Kokkuvõte
Iga organisatsioon peaks oma piiratud ressursse kasutama nii säästlikult kui võimalik. Töötajate aeg ja tähelepanu (s.t. aega võib ületundidest proovida juurde võtta, aga tähelepanu on siis palju kehvem) on erakordselt limiteeritud - iga viis seda säästa on kullahinnaline. Mõtle sellele igakord enne kui saadad välja koosoleku kutse või kui kinnitad osalemist koosolekul, kuhu sind kutsuti.
Me aitame oma kogemusele tuginedes erinevaid arutelusid disainida. Kui arvad, et me saame abiks olla, siis võta ühendust ja räägime.