Kommenteeri

Probleemide analüüsimise tehnika: Kalaluudiagramm aitab probleemi selgemaks mõelda

Ükskõik kui andekad Su meeskonnaliikmed on, ei jõua te sihtpunkti, kui pistate jooksu vales suunas. Triviaalne. Paberil triviaalne. Aga kuidas selle vältimiseks päris elus tõhusalt ja konstruktiivselt analüüsida rahulolematust tekitava olukorra põhjuseid?

Meie kogemus näitab, et probleemi põhjuste mõistmine ning lahendatava väljakutse täpne sõnastamine mõjutab leitavate ideede kvaliteeti rohkem kui ükskõik milline muu asjaolu. Täpne lahendatava probleemi mõistmine ja sõnastus aitab meeskonnal keskenduda õigetele asjaoludele ning teeb lahendusidee valimise ja valideerimise lihtsamaks.

Käesolevas postituses on kirjas konkreetsed nõuanded, mis aitavad Sul teha kvaliteedihüppe.

Võimalike põhjuste mõistmine

Enne kui tormata lahendama tuleks mõelda veidi probleemi põhjuste üle - siit hakkavad hargnema erinevad probleemi sõnastamise võimalused.

Üks tõhus tehnika selle jaoks on kalaluudiagramm (ingl.k. fishbone diagram). Seda tuntakse ka Põhjus-tagajärg diagrammi või Ishikawa diagrammina (autori Kaoru Ishikawa järgi).

Kuidas kasutada kalaluudiagrammi?
  1. Sõnastage üheselt arusaadavalt probleem, mida soovite analüüsida, näiteks "liiga suur praagi osakaal" ja kirjutage probleem "kala pähe".
  2. Defineerige võimalikud probleemi mõjutavate põhjuste kategooriad, näiteks: inimesed, töövahendid protsessid, keskkond, juhtimine, materjal.
  3. Joonistage “kala selgroog” ja "luud", kusjuures iga "luu" vastab ühele kategooriale.
  4. Joonistage iga "luu" alla väiksemaid allharusid.
  5. Laske igal osalejal pakkuda oletatavaid põhjuseid ja alampõhjuseid. Kirjutage need iga kategooria alla põhjuste või alampõhjustena.
  6. Tuvastage 3-5 probleemi kõige tugevamalt mõjutavat põhjust.

Samas võib teha ka teises järjekorras - panna esmalt kirja võimalikud põhjused ja alampõhjused ja siis neid grupeerida sarnasuse alusel ning alles seejärel panna gruppidele (=kategooriatele) nimed.

Mis on veel oluline? 
  1. Ärge protsessi käigus muretsege, et kas kõik põhjused või alampõhjused on ikka adekvaatsed või kas paigutasite need õigesse kohta - saate neid lõpus ju ümber tõsta. See on ajurünnak ning selle protsessi käigus on nr 1 eesmärk kõik arvamused kirja saada.
  2. Tehnilise poole pealt - tavaliselt tuleb paberist puudu :-) - seltskond suudab kõige rohkem alampõhjuseid leida selle põhjuse alla, millel jäi paberil alguses kõige vähem ruumi :-). Tavaliselt on arukas seda diagrammi teha suuuuuurele seinale ning kasutada näiteks post-it märkmepabereid.

Probleemi valimine ja täpne sõnastamine

Eelnevale peaks järgnema sügavam analüüs - eelnevast tuleks välja valida kõige olulisem võimalik põhjus ning formuleerida see kirjalikult. Inimesed on "kirjalikult mõeldes" täpsemad.

Järgmised sammud tee nii:
  1. Anna igale osalejale allolev probleemi sõnastamise "põhi".
  2. Palu igal osalejal paar minutit mõelda ning täita lüngad lähtudes selle isiku vaatenurgast, keda probleem kõige rohkem mõjutab (näiteks klient). Kasutage selleks post-it pabereid.
  3. Riputage erinevad versioonid seinale. Vaadake mis on sarnane ja mis erineb ja proovige kokku leppida täpseim sõnastus. Abiks võib olla erinevate kombinatsioonide visuaalne katsetamine - tõstke julgelt erinevate inimeste post-it pabereid omavahel kokku ja vaadake kuhu need katsetused teid viivad.

"Mina olen ...........................(1).............................. ja ma tahan ...........................(2)................... ........................................................................ ...................................................................., aga selle juures takistab mind ...................................................... (3) ........................................................, sest .................................... (4) ............................................., mis tekitab minus ................................... (5) ......................................................................................"  

1 - probleemi omanik
2 - tema eesmärk
3 - probleem või takistus
4 - juurpõhjus (selle defineerimisel võib abiks olla ka Kalaluu diagramm)
5 - emotsioon

Mõned soovitused veel:
  1. "Oi, meie probleem on palju keerulisem, seda ei saa nii lihtsalt kokku võtta," on väide, mida vahel kuuleme kui ülalolevat skeemi tutvustame. Mnjah. Einstein on öelnud: "Kui sa ei suuda probleemi lühidalt formuleerida, siis Sa ei saa sellest veel piisavalt täpselt ise ka aru." Seega - selles olukorras pole mingit mõtet hakata ideid otsima, tuleb hoopis probleemi veel uurida.
  2. Probleemi omanikuna katsuge defineerida võimalikult täpne ja äratuntav inimgrupp. Kasutage kirjelduses ka omadussõnu ja fakte. Kui leiate sealt sõnu nagu "keskmine" või "tüüpiline", siis olete ilmselt liiga üldsõnaline.
  3. Jälgige, et juurpõhjuse kohale kirjutate ikka põhjuse, mitte ei viita juba ühele võimalikule lahendusele. Näiteks "Ma ei saa linna minna, sest mul pole autot" ei ole hea, sest sisaldab viidet ühele võimalikule linna saamise viisile - autole. Sellised suunamised kitsendavad lahenduste hulka ja ei ole enamasti otstarbekad.
Hea sõnastus on tõene, kirge tekitav ja tegutsema kutsuv. Selle tagamiseks küsige endalt ja meeskonnalt ka:
  • Miks me nii arvame ehk millised faktid seda tõendavad?
  • Mis on selles uut ehk kas oleme probleemi sõnastanud uudsel viisil?
  • Keda huvitab ehk kas see väärib meie tähelepanu ja aega?

Sõnastatud probleemi süvitsi uurimine

Kuigi nüüd juba tundub, et probleem on selge ja võib edasi minna, soovitame ühe sammu veel teha ning võtta see eelnevalt väga täpseks sõnastatud probleem eraldi luubi alla. See samm aitab eraldada emotsionaalsed hinnangud probleemile ning tugineda faktidele.

Tee nii:
  1. Printige välja suur tööleht.
  2. Kirjeldage keskmises "mullis" defineeritud probleem.
  3. Täitke välimised mullid vastates küsimustele. Alustage küsimusest „Kelle probleem see on?“ ning liikuge päripäeva.

Kui ring on läbitud hinnake probleemi definitsiooni – kas soovite selles midagi muuta? Muutmise korral vaadake kõik välimised mullid üle ja täiendage. Vajadusel kasutage uut puhast töölehte.

Kui saate probleemi sellisel viisil paika, siis olete teinud juba päris pika sammu heade lahenduste leidmise suunas.

Järgmine samm võiks olla selle töö ajurünnak.



Me aitame ideed kasvama panna. Kuidas? Aidates vahetada vaatenurka. Kui arvad, et me saame abiks olla, siis võta ühendust ja räägime.

Lisa kommentaar

Email again: