Pange paika visioon - edukas kaugtöö algab selgest visioonist

Globaalse konsultatsioonifirma Deloitte poolt 2015. aastal tehtud uuring näitas, et mitte ühelgi teisel teguril ei ole inimese tulemustele suuremat positiivset mõju kui selgelt määratletud eesmärkidel, mis on kirja pandud, millest räägitakse avameelselt ning mille poole liikumisel tehakse edusamme.

Seega alustage sellest, et meeskonnal on ühine arusaam firma pikaajalisest strateegilisest eesmärgist ehk visioonist. Küsige endalt, kas teie organisatsiooni visioon on üheselt kokku lepitud? Kas kõik saavad ühtemoodi aru, milliseks te tahate seda firmat arendada viie aasta perspektiivis? Ära hinda seda oma laua taga, vaid mine küsi koridoris vastu tulevatelt töötajatelt. Mõtle, kas oled nende vastustega rahul. Kui leiate, et sellega on vaja tööd teha, siis saate visiooni loomiseks abi siit "Milline on teie väljaspool mugavustsooni asuv visioon?"

Leppige kokku visiooniga seotud lühiajalised eesmärgid

Tulenevalt visioonist defineerige järgmise 12 kuu eesmärk. Kaasake sellesse kõik võtmeisikud! Selle jaoks võite teha ka ühise meeskonnaürituse.

Järgmine samm on tükeldada aastaeesmärk viisil, et kvartali jooksul oleks midagi sellest juba võimalik saavutada, - sest nagu eespool viidatud, eesmärkide saavutamine on tiimi jaoks parim kütus. Küsi võtmeisikutelt: „Mida peaksime juba see kvartal saavutama, et võimalikult kiirelt meie aastaeesmärkide poole liikuda?“

Siinkohal ei ole vaja kokku leppida tegevused, vaid tulemused, mille saavutamist järgmise kvartali jooksul peate ühiselt vajalikuks. Tegevustel põhinev juhtimine viib üldjuhul mikrojuhtimiseni, aga kaugtööl oleva meeskonnaga seda teha ei saa.

Jälgige mõõdetavust - tulemuste mõõdetavus on kaugtööl ülioluline

Kui eesmärgid on paigas, siis on veel kaks küsimust, millele iga pühendunud kaugtööd tegev meeskonnaliige vastust tahab:

• Mis on minu roll selle eesmärgi saavutamisel ehk mida mina pean saavutama?

• Kui hästi mul välja tuleb?

Nendele küsimustele saab kaugtöömeeskond vastata ainult siis kui eespool lepiti kokku ootused tulemuste, mitte tegevuste suhtes. Probleem on nimelt sellest, et tegevused ei ole muul moel mõõdetavad kui et kas tegevus on tehtud või ei ole. See omakorda teeb juhi jaoks keeruliseks ja ajamahukaks nii iga töötaja tulemuslikkuse hindamise kui ka firma eesmärkide poole liikumise kiiruse hindamise. 

Toome näite - vahel tundub mõni tegevus erakordselt oluline, näiteks ERP tarkvara juurutamine. Paraku saab seda hinnata ainult tehtud-tegemata skaalal ning protsessi jooksul on tulemuse hindamine keeruline. Tegelikult on ERP tarkvara ju vahend ning ilmselt me tahame midagi muud - näiteks saada otsuste tegemiseks infot kiiremini ja täpsemalt. Seega oleks meie näite puhul mõistlik leppida võtmetulemusena kokku hoopis: „Vähendada raporteerimisega seotud tööaega X-lt Z-ni“. Seejärel on juba võimalik hinnata kui kaugel eesmärgi saavutamisest ollakse ning tarkvara juurutamine pole enam eesmärk omaette, vaid vahend.

Kui selline eesmärgistamine on tehtud, saavutatetäpsema fookuse ja suurema efektiivsuse, sest igaüks saab selgelt aru, kuhu teel ollakse. Vastupidisel juhul - kui töötajad ei saa täpselt aru, mida tema peab saavutama ja kuidas see on seotud visiooni saavutamisega - teeb ta paratamatult ka mittevajalikku tööd. 

Anna kaugtööl olevatele inimestele vabadus

"Kust siis tulevad tegevused, mida mu inimesed peavad ära tegema," mõtleb nüüd kindlasti mõnigi lugeja. See sõltub teie juhtimisstiilist, organisatsiooni suurusest ja veel mitmest asjast. Võite need paika panna koos meeskonnaga, aga tasub meenutada ka Steve Jobsi, kes ütles, et rumal on palgata tarku inimesi ja siis öelda nendele täpselt, mida nad peavad tegema. Juhina jälgi pigem eespool defineeritud tulemusi ning jäta inimestele otsustamisvabadus täpsete tegevuste osas. Loomulikult tulevad need jutuks teie nädala koosolekutel. 

Leppige kokku reeglid nädalakoosolekuteks ehk kuidas saada ülevaadet edusammudest ja takerdumistest?

Võtke aega järelduste tegemiseks - enne järgmise perioodi algust tehke vahekokkuvõte

Umbes kuu enne kvartali lõppu tehke üks suurem kokkusaamine, mille eesmärgiks on tulemuste hindamine koos järgmise kvartali plaanide kokkuleppimisega, kus igaüks jagab oma tulemusi ning õppetunde.

Tore, kui teete koos ka midagi lihtsalt fun´i. See aitab kõigil üksteist väljaspool töösituatsioone tundma õppida, mis omakorda parandab edasist koostööd.

Mõned näidisküsimused, mis aitavad kokkuvõtet teha:

• Kas saavutasin oma eesmärgi? Kui jah, siis mis olid kaasaaitavad tegurid? Kui mitte, siis mis olid suurimad takistused?
• Kui ma peaksin saavutatud eesmärgi uuesti sõnastama, kuidas seda nüüd teeksin?
• Mida sellist ma õppisin, millest on järgmise perioodi planeerimiseks kasu?

Kasutage selle koosoleku jaoks välist abi – väline inimene aitab uued protsessid käima lükata  ja metoodiliselt koos hoida. Samal ajal on ta kõikide osalejate jaoks väike nööpnõel, kes hoolitseb, et asjad tehakse kokkulepitud ajagraafiku alusel ning ei lase mugavalt vanadesse stampidesse ja harjumustesse kinni jääda ning raputab mõtlema.

Tahad sellesse metoodikasse põhjalikumalt süveneda?

Me aitame Sinu meeskonnal eespool kirjeldatud kokkulepped teha - lepime kokku millised on teie meeskonna ühised eesmärgid ja kuidas jagate infot ja ülevaadet tulemustest.